ईमेल कैसे भेजते हैं (Step-by-Step) : पाठ 20 — ComputerSeekhoAurJobPao

पाठ 16: ईमेल कैसे भेजते हैं (Step-by-Step) — फाइल अटैच करना, CC-BCC, आउटबॉक्स और ईमेल भेजना

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आप क्या सीखेंगे?

• ईमेल भेजने के लिए क्या जरूरी है?
• नया ईमेल कैसे लिखते हैं (Compose)
• ईमेल बॉक्स के महत्वपूर्ण भाग
• फाइल अटैच करना (Attachment)
• फाइल अपलोड होने का इंतज़ार करें
• ड्रैग एंड ड्रॉप (Drag and Drop) से फाइल अटैच करना
• कॉपी-पेस्ट (Copy-Paste) से फाइल भेजना
• ईमेल भेजना (Sending Email)
• सेंट फोल्डर चेक करना
• आउटबॉक्स (Outbox) क्या होता है?
• ड्राफ्ट फोल्डर (Draft Folder)
• ऑफिस ईमेल का सरल प्रारूप (Format)
• आम गलतियाँ (Common Mistakes)
• आज का अभ्यास (Practice)

पिछले पाठ से जुड़ाव

पिछले पाठ में आपने सीखा था:

• • जीमेल (Gmail) स्क्रीन क्या होती है
• • इनबॉक्स (Inbox) क्या होता है
• • सेंट फोल्डर (Sent folder)
• • ड्राफ्ट फोल्डर (Draft folder)
• • स्पैम फोल्डर (Spam folder)

अब आप जीमेल की स्क्रीन को पहचानने लगे हैं। अब अगला कदम है सबसे महत्वपूर्ण ऑफिस स्किल सीखना — ईमेल भेजना।

ऑफिस में अक्सर बॉस कहते हैं:

• “यह फाइल मुझे ईमेल कर दो।”
• “रिपोर्ट ईमेल कर देना।”
• “डॉक्यूमेंट अटैच करके भेजना।”

इसलिए ईमेल भेजना सीखना बहुत जरूरी है।

1. ईमेल भेजने के लिए क्या जरूरी है?

ईमेल भेजने के लिए दो चीजें जरूरी होती हैं:

1️⃣ इंटरनेट कनेक्शन (Internet Connection)
अगर इंटरनेट नहीं है तो ईमेल नहीं जाएगी।

2️⃣ प्राप्तकर्ता का ईमेल पता (Recipient's Email Address)
अगर आपको किसी को ईमेल भेजनी है, तो आपके पास उसका ईमेल एड्रेस होना चाहिए।

उदाहरण: example@gmail.com

⚠ महत्वपूर्ण: कभी भी किसी को अपना पासवर्ड मत दीजिए। ईमेल भेजने के लिए सिर्फ सामने वाले का ईमेल एड्रेस चाहिए, पासवर्ड नहीं।

2. नया ईमेल कैसे लिखते हैं (Compose)

जब आप जीमेल खोलते हैं, तो बाईं ओर (Left side) में एक बड़ा बटन होता है: Compose

Compose का मतलब है: नया ईमेल लिखना।

स्टेप्स:
1️⃣ जीमेल (Gmail) खोलें
2️⃣ बाईं ओर 'Compose' पर क्लिक करें

अब स्क्रीन पर एक छोटा ईमेल बॉक्स खुल जाएगा। इस बॉक्स में कुछ महत्वपूर्ण भाग होते हैं।

3. ईमेल बॉक्स के महत्वपूर्ण भाग

जब कंपोज़ (Compose) बॉक्स खुलता है, तो आपको ये चीजें दिखाई देती हैं:

1️⃣ To (सेवा में)

यहाँ उस व्यक्ति का ईमेल एड्रेस लिखा जाता है जिसे ईमेल भेजनी है।

उदाहरण: ektagarg123@gmail.com

⚠ ध्यान रखें: ईमेल एड्रेस की स्पेलिंग (Spelling) गलत नहीं होनी चाहिए। अगर स्पेलिंग गलत होगी तो ईमेल गलत व्यक्ति को जा सकती है।

2️⃣ CC (Carbon Copy - कार्बन कॉपी)

CC का मतलब है: एक ही ईमेल किसी दूसरे व्यक्ति को भी जानकारी के लिए भेजना।

उदाहरण: आप बॉस को रिपोर्ट भेज रहे हैं और मैनेजर को भी सूचित करना चाहते हैं। तो To → बॉस, CC → मैनेजर। मैनेजर को भी वही ईमेल मिल जाएगी।

3️⃣ BCC (Blind Carbon Copy - ब्लाइंड कार्बन कॉपी)

BCC का मतलब है: गुप्त कॉपी भेजना। अगर आप BCC में किसी को ईमेल भेजते हैं, तो बाकी प्राप्तकर्ताओं को पता नहीं चलेगा कि यह ईमेल और किस-किस को भेजी गई है।

उदाहरण: आप 10 लोगों को ईमेल भेज रहे हैं और चाहते हैं कि वे एक-दूसरे का ईमेल न देख सकें, तो BCC का उपयोग करें।

4️⃣ Subject (विषय)

विषय ईमेल की हेडिंग होती है। इससे सामने वाले को पता चलता है कि ईमेल किस बारे में है।

उदाहरण: छुट्टी के लिए आवेदन, मासिक रिपोर्ट, पीडीएफ फाइल, नौकरी के लिए आवेदन।

⚠ ऑफिस नियम: विषय (Subject) कभी खाली मत छोड़िए।

5️⃣ Message Box (संदेश बॉक्स)

नीचे बड़ा खाली बॉक्स होता है। यहाँ आप अपना पूरा संदेश लिखते हैं।

उदाहरण:

नमस्ते सर,
मैं आपको मासिक रिपोर्ट भेज रहा हूँ। कृपया जांच लें।
धन्यवाद
रवि

4. फाइल अटैच करना (Attachment)

ऑफिस में सबसे आम काम है: फाइल अटैच करके ईमेल भेजना।

उदाहरण: PDF, फोटो, वर्ड फाइल, एक्सेल फाइल।

तरीका 1: पेपरक्लिप आइकन से फाइल अटैच करना

कंपोज़ बॉक्स के नीचे एक आइकन होता है: 📎 (Paperclip)

इसका मतलब है फाइल जोड़ना या अटैच करना।

स्टेप्स:
1️⃣ पेपरक्लिप (📎) आइकन पर क्लिक करें
2️⃣ एक विंडो खुलेगी जिसमें आपके कंप्यूटर के फोल्डर दिखेंगे (डेस्कटॉप, डॉक्यूमेंट्स आदि)
3️⃣ जिस फाइल को भेजना है उसे चुनें (उदाहरण: My_First_PDF.pdf)
4️⃣ 'Open' पर क्लिक करें।

5. फाइल अपलोड होने का इंतज़ार करें

फाइल अटैच करने के बाद नीचे फाइल का नाम दिखाई देगा। उदाहरण: My_First_PDF.pdf

अगर फाइल बड़ी है तो थोड़ा समय लगेगा और एक अपलोड बार (Upload bar) दिखाई देगी।

⚠ महत्वपूर्ण: अपलोड पूरा होने से पहले 'Send' बटन मत दबाइए।

6. ड्रैग एंड ड्रॉप (Drag and Drop) से फाइल अटैच करना

फाइल जोड़ने का एक और आसान तरीका है:

स्टेप्स:
1️⃣ कंप्यूटर में फाइल को उसके स्थान पर खोलें
2️⃣ माउस से फाइल को क्लिक करके पकड़े रखें
3️⃣ उसे खींचकर (Drag) जीमेल के कंपोज़ बॉक्स में छोड़ (Drop) दें

7. कॉपी-पेस्ट (Copy-Paste) से फाइल भेजना

स्टेप्स:
1️⃣ फाइल चुनें और कीबोर्ड से दबाएँ Ctrl + C
2️⃣ जीमेल संदेश बॉक्स में जाएँ और दबाएँ Ctrl + V

8. ईमेल भेजना (Sending Email)

जब सब चीजें पूरी हो जाएँ (To, Subject, Message, Attachment) तब नीचे Send बटन दबाएँ।

Send दबाने के बाद जीमेल संदेश दिखाएगा: Message Sent (संदेश भेज दिया गया है)।

9. सेंट फोल्डर चेक करना

अगर आपको चेक करना है कि ईमेल गई या नहीं: बाईं ओर Sent फोल्डर पर क्लिक करें। वहाँ आपको आपकी भेजी हुई ईमेल दिखाई देगी।

10. आउटबॉक्स (Outbox) क्या होता है?

कभी-कभी ईमेल तुरंत नहीं भेजी जाती। यह तब होता है जब इंटरनेट धीमा हो या कट गया हो। ऐसी स्थिति में ईमेल 'आउटबॉक्स' में चली जाती है। जब इंटरनेट वापस आता है, ईमेल अपने आप भेज दी जाती है।

11. ड्राफ्ट फोल्डर (Draft Folder)

अगर आप ईमेल लिख रहे हैं और बीच में ही बंद कर देते हैं, तो जीमेल उस ईमेल को 'ड्राफ्ट' में सुरक्षित कर देता है। आप बाद में ड्राफ्ट फोल्डर से उसे वहीं से जारी रख सकते हैं।

12. ऑफिस ईमेल का सरल प्रारूप (Format)

उदाहरण:
नमस्ते सर/मैडम,
मैं आपको मांगी गई फाइल भेज रहा हूँ। कृपया देख लें।
धन्यवाद
रवि कुमार

13. आम गलतियाँ (Common Mistakes)

• ❌ विषय (Subject) खाली छोड़ देना: इसे अनप्रोफेशनल माना जाता है।
• ❌ अटैचमेंट भूल जाना: कई बार लोग संदेश भेज देते हैं लेकिन फाइल जोड़ना भूल जाते हैं।
• ❌ गलत ईमेल पता: अगर स्पेलिंग गलत है तो ईमेल किसी और के पास जा सकती है।
• ❌ अपलोड होने से पहले भेजना: इससे फाइल अटैच नहीं हो पाती।

आज का अभ्यास (Practice)

1️⃣ जीमेल खोलें और 'Compose' पर क्लिक करें
2️⃣ 'To' में किसी दोस्त या अपनी दूसरी ईमेल आईडी लिखें
3️⃣ विषय लिखें: कंप्यूटर कोर्स प्रैक्टिस
4️⃣ संदेश लिखें: नमस्ते, आज मैंने फाइल अटैच करके ईमेल भेजना सीख लिया है।
5️⃣ पेपरक्लिप आइकन से कोई पीडीएफ (PDF) जोड़ें और 'Send' दबाएँ
6️⃣ 'Sent' फोल्डर में जाकर चेक करें।

अंतिम टिप: "ईमेल भेजने से पहले हमेशा एक बार जांचें: ईमेल पता सही है, विषय लिखा है, और फाइल अटैच हो चुकी है। तभी 'Send' दबाएँ।"

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